Article 8

Connaissance du client Les organismes d’assurances doivent, avant de nouer une relation contractuelle ou d’assister leur client dans la préparation ou la réalisation d’une transaction, s’assurer de l’identité de leur contractant. A cet effet, leur programme interne de lutte contre le blanchiment des capitaux doit, à tout moment, permettre de fournir des renseignements précis sur :

8.1 Personnes physiques

- Relever l’identité de tous les cocontractants (nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité) quels que soient les montants versés. - Doivent être considérés comme cocontractants les personnes suivantes : le souscripteur, le donneur d’ordre, le ou les mandants, toute personne payant une prime. Lorsque le souscripteur est différent de l’assuré, la compagnie d’assurance peut aussi relever l’identité de ce dernier si elle le juge nécessaire. - Pour chacun des cocontractants, demander une pièce d’identité probante, en prendre une photocopie et faire les vérifications nécessaires :

• examiner le document (recto verso pour la carte d’identité) afin de juger de son authenticité (attention aux éventuels gommages, grattages, surcharges, anomalies dans la jonction entre la photocopie et la pièce d’identité…) ;

• comparer la personne avec sa photographie (attention aux permis de conduire, souvent anciens) ;

• comparer la personne avec sa description : sexe, âge, etc. ; • avoir un soupçon si le document paraît douteux, ou la photo non ressemblante (si

nécessaire, procéder à une vérification à partir d’un annuaire, de quittances, etc.) ; • comparer la signature avec celle relevée sur le chèque ou sur tout autre document

contractuel ou précontractuel signé par la personne.

8.2 Personnes morales ayant leur siège dans un pays membre de l’espace CIMA

- Sauf en matière d’assurances collectives, les souscriptions faites par des personnes morales sont a priori suspectes. - D’une manière générale, relever :

• le nom ou la raison sociale ; • la forme sociale ; • l’objet social ; • les noms des dirigeants (Président, administrateurs, principaux directeurs) ; • des renseignements sur les personnes qui détiennent ou qui contrôlent l’entreprise.

- Demander, examiner et prendre copie des documents suivants : • une pièce d’identité des dirigeants ; • une pièce d’identité des représentants des personnes morales, avec leur pouvoir ; • les décisions ayant désigné les mandataires légaux et défini les pouvoirs des autres mandataires ; • les statuts certifiés conformes (notamment pour les associations) ; • l’original, l’expédition ou la copie certifiée conforme de moins de 3 mois de tout acte ou extrait d’un registre officiel (registre du commerce et des sociétés, ou répertoire des métiers pour les artisans) constatant la dénomination, la forme juridique et le siège social ; • un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier de moins de 3 mois.

8.3 Personnes morales étrangères.

Sauf en matière d’assurances collectives, les souscriptions faites par des personnes morales provenant de certains pays étrangers sont a priori suspectes.

- D’une manière générale, relever : • le nom ou la raison sociale ; • la forme sociale ; • l’objet social ; • les noms des dirigeants (Président, Administrateurs, principaux Directeurs) ; • des renseignements sur les personnes qui détiennent ou qui contrôlent l’entreprise.

- Demander, examiner et prendre copie des documents relatifs à l’entreprise ou à ses dirigeants dans la mesure où ils présentent un niveau d’équivalence avec les documents exigés des entreprises ayant leur activité en zone OHADA, et par exemple :

• un certificat de validité juridique avec une traduction authentique ; • certificate of incorporation ; • the name(s) and adress(es) of the beneficial owner(s) ; • memorandum and articles of Association ; • a signed director’s statement as to the nature of the company’s business.

- Lorsqu’il s’agit d’un trustee agissant pour le compte d’un trust, demander, examiner et prendre copie des documents suivants :

• l’identité du settlor ; • le trust deed ou la letter of wishes pour vérifier si le trustee a bien les pouvoirs de

souscrire un contrat d’assurance. - Lorsqu’il s’agit d’une fondation, demander, examiner et prendre copie des documents suivants :

• l’identité du fondateur ; • le règlement de fondation ; • tout autre document nécessaire pour identifier le trust, le trustee et les bénéficiaires

du trust. - Lorsqu’il s’agit d’un des cas particuliers listés ci-après, obtenir l’identité du bénéficiaire économique. En cas de refus, faire obligatoirement une déclaration de soupçon à la Cellule de Renseignements Financiers. Liste non exhaustive de ces cas particuliers :

• International Business Company (Jersey, Guernesey, Ile de man, Bahamas, Barbade, Iles Vierges britanniques) ;

• Exempt company (Jersey, Guernesey, Ile de Man, Gibraltar) ; • Qualifying company (Bermudes, Iles Cayman); • Aruba vrijgestelde vennootschap (ou AVV) ; • ou d’une quelconque forme de holding anonyme (Anstalt du Liechtenstein, holding

luxembour- geoise ou suisse, Soparfi luxembourgeoise, société civile monégasque, etc.).

8.4 Opérations réalisées par une personne physique ou morale pour le compte d’un tiers.

Lorsqu’une opération paraît être réalisée pour le compte d’un tiers, l’entreprise d’assurance doit se renseigner sur l’identité véritable de ce tiers. Si les renseignements obtenus ne lui permettent pas d’avoir une certitude sur l’identité des personnes au bénéfice desquelles l’opération est réalisée, l’entreprise d’assurance devra obligatoirement faire une déclaration de soupçon à la Cellule de Renseignements Financiers, indépendamment de sa faculté propre de refuser l’opération.

8.5 Vente à distance (par correspondance, téléphone, Internet).

- Demander copie d’une pièce d’identité et d’une quittance de moins de 3 mois attestant d’un domicile. - Demander un R.I.B. et vérifier la correspondance entre le chèque et le R.I.B. - Envoyer le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception en vérifiant la cohérence de l’adresse. - Avoir un soupçon en cas d’incohérence, ou en cas de virement d’argent en provenance de l’étranger. Ce soupçon doit être aggravé s’il y a plusieurs anomalies. - Si le paiement arrive avant les pièces, ne pas ristourner tant que ces pièces n’ont pas été reçues.

8.6 Résidences (y compris fiscale).

En cas de doute, réclamer une facture d’eau ou d’électricité ou une autre quittance de moins de mois, ou procéder à une vérification à partir d’un annuaire, ou par tout autre moyen.

Le soupçon doit être aggravé dans les cas suivants :

• il n’y a pas d’explication convaincante pour une domiciliation anormale (boîte postale, chez un tiers, société de domiciliation) ;

• la résidence physique est dans un pays différent de la résidence fiscale ; • les contrats sont souscrits auprès d’intermédiaires dans le ressort desquels la personne n’a ni

son siège, ni une activité significative ; • pour certaines personnes morales présentant un profil particulier (sociétés de domiciliation,

trusts, fiducies, fondations, Anstalt du Liechtenstein, sociétés domiciliées dans des paradis fiscaux ou sans objet social défini, etc.).

8.7 Profession du client. - Ne pas se contenter de mentions vagues telles que commerçant, dirigeant d’entreprise ou homme d’affaires. Se renseigner sur les affaires du client, dans quel secteur il opère, pour ou avec quelles entreprises, etc. - Evaluer le patrimoine et le train de vie du client. - Déterminer quels sont les objectifs de l’opération. - D’une manière générale, le client n’est pas forcé de répondre, mais l’entreprise d’assurance (ou ses mandants) ne devrait pas garder les soupçons pour elle. Il doit y avoir obligatoirement soupçon dans les cas suivants (liste non exhaustive) :

• le client refuse de répondre aux questions les plus générales ;

• les montants sont sans rapport avec l’activité ou les ressources du client ; • le client insiste sur le fait qu’il s’agit d’une opération de « maximisation fiscale » ou «

d’optimisation fiscale » (de tels objectifs avoués peuvent en cacher d’autres moins avouables) ; • le client est très préoccupé par son droit à résilier rapidement le contrat et par le montant qu’il pourra récupérer ; • le client ne se préoccupe pas de la rentabilité de son placement (notamment pour les bons de capitalisation anonymes).

Un modèle de fiche d’identification est proposé en annexe à titre indicatif.